Как работать с формулами в excel - краткое обучение

Электронные таблицы — незаменимый инструмент каждого, кто занимается финансовой отчетностью. Возможности табличного процессора позволяют не только совершать автоматические математические вычисления, но и проводить анализ текстовых данных и массивов. Любой бухгалтер или экономист, знающий как работать с формулами в excel, понимает, что работа в среде редактора таблиц открывает ряд следующих преимуществ:

• Подстановка данных. Система автоматически предлагает подставить повторяющиеся тестовые данные в ячейку после введения первой буквы с клавиатуры, что существенно сокращает временные затраты ответственного сотрудника.
  
• Автозаполнение формул. В случае проведения вычислений по одинаковым формулам заполнить ячейки по вертикали или горизонтали можно легким перетаскиванием соответственного индикатора.
  

Попробуем разобраться в некоторых особенностях использования программы, которые способствуют упрощению ввода данных и составления финансового и складского отчета. Узнав, как работать с формулами в эксель такие задачи решать станет намного проще.

Особенности заполнения отчетности с применением табличного процессора

В силу большого количества данных, ежедневно обрабатывающегося сотрудниками фирм, имеющих отношение к сегментам малого и среднего бизнесов, подстановка и автоматическое заполнение введенных данных уже является полезной возможностью упростить учет товара. Более опытному пользователю удается еще больше автоматизировать вычисления, удачно спланировав все этапы заполнения отдельных ячеек таблицы. Стоит обратить внимание на те листы, где размещены вводные данные, на основе которых и будет проводиться вычисление. Такая таблица может включать в себя списки поставщиков, клиентскую базу или характеристики каждого артикула товара. Более удобно будет размещать каждую отдельную категорию данных на отдельных листах.

Важно! Желая облегчить работу с подобными массивами данных, с которыми придется работать для составления таблиц отчетности по товарам и клиентам в магазине, нужно тщательно продумать структуру колонок будущей формы, а также предусмотреть использование фильтра или закрепленной области данных. Например, закрепляя один из рядков, можно быстро получать доступ к нужной информации, что находится в середине большого списка, а с помощью фильтров — проводить сортировку данных по категориям.

Упрощаем работу с таблицами

Если тщательно подготовить шаблон с формами, учет магазина или предприятия существенно упростится для любого сотрудника. Особенностями таких шаблонов является наличие защищенных ячеек, в которые неопытный пользователь не сможет вносить данные, что в свою очередь предотвратит разрушения общей структуры данных. Для более удобного внесения данных в заготовку отдельные зоны лучшего всего выделить разной заливкой фона ячейки - подробно узнать о работе в эксель и обучении https://spbshb.ru/excel-courses.

Одним из приемов, с помощью которого можно свести заполнение необходимых ячеек к выбору из готового списка является использование функции "проверка данных", что доступна во всех новых версиях любого табличного процессора.

Рассмотрим пример применения такого приема практично. Если пользователю нужно внести в таблицу отчетности данные, которые уже есть на листе "товары", это можно сделать с помощью выпадающего списка. Для этого нужно проделать указанные на скриншоте шаги:

В конечном итоге варианты для подстановки будут автоматически появляться с выпадающего списка соответствующей ячейки:

Данный прием понадобится при выборе из списка нескольких десятков повторяющихся значений. Он может быть использован как для столбца с зеленой заливкой, так и других в таблице для продукции. Данные о поставщиках или цене, вмещенные в форму для учета товара магазина, также могут быть автоматически заполнены. Для этого достаточно использовать функцию "Если", защитив при этом ячейки в которые будет проведена подстановка.

Преимущества готовых шаблонов в excel

Особенности работы в среде редактора таблиц, предусматривающие большие массивы, и их ежедневную обработку с помощью функционала приложения позволяют считать разработку готовых форм с последующим их заполнением, созданных с привлечением опытных специалистов, более чем удачной идеей. Такой шаг позволит иметь необходимые знания для того, чтобы добиться следующего:

• оперативное составление отчетности на основе подготовленного шаблона;
  
• исключение возможности сделать ошибку, влияющую на целостность данных в отчетности компании во время автоматического расчета с защищенными ячейками;
  
• получение необходимых знаний для того, чтобы вникнуть в аспекты работы с большим объемом данных в сфере отчетности.
  

Правильное решение для занимающегося составлением отчетности человека

Учитывая специфику работы фирмы, практически любому руководителю нужно иметь в своем подчинении сотрудника, имеющего необходимый уровень мастерства. Это позволит эффективно использовать все возможности табличного учета. Такой человек с опытом будет иметь необходимый минимум знаний для того, чтобы внедрить представленные приемы самостоятельно.