Классификация системы электронного документооборота

Работа любой компании предусматривает подготовку множества документов. Для обеспечения эффективного управления фирмой необходимо позаботиться о систематизации документооборота. Для этого в работу компании внедряются системы электронного документооборота.

Такие программы нужны для решения сразу нескольких задач. Во-первых, СЭД повышают качество управления фирмой. Руководитель организации может оперативно контролировать выполнение всех поставленных задач. При этом он будет получить достоверную и полную аналитическую информацию. Во-вторых, внедрение СЭД сокращается количество ошибок, в процессе обработки документов. Также сокращает время на их разработку и согласование. В-третьих, использование специального ПО для автоматизации документооборота повышает эффективность работы сотрудников компании.

Существует несколько систем документооборота:

• ЭДО;
• СЭД;
• ЕСМ;
• электронные архивы.

ЭДО

ЭДО - программное обеспечение, необходимое для обмена документами между контрагентами. Это обмен выполняется через сертифицированных операторов. Он сопровождается подписанием документов ЭЦП.

ЭДО - наиболее полезный инструмент для работы с электронными документами. Поэтому практически все СЭД поддерживают эту технологию.

СЭД

Эта система обеспечивает и поддерживает электронное делопроизводство внутри компании. Поэтому СЭД считается внутренней корпоративной системой. Она используется для работы с документацией, необходимой для непосредственного управления фирмой.

ЕСМ

Эта система позволяет управлять корпоративным контентом. Она имеет достаточно широкие функциональные возможности. ECM позволяет сотрудникам фирмы взаимодействовать между собой без привязки к документации. В этой программе содержится фото- и видеоконтент, база знаний, результаты опросов, архивы обсуждений проектов и т.д.

Электронные архивы

Эта система позволяет надежно хранить документы компании в электронном виде. Она также обеспечивает удобный доступ к документации. Такие архивы могут обеспечить взаимосвязь между бумажными и электронными документами. Они позволяют контролировать состояние документов, а также вести учет их выдачи и возврата. Для поиска требуемой документации в электронных архивах можно использовать различные критерии: содержимое, реквизиты, категории, теги и т.д.

В заключение остается добавить, что современные возможности СЭД позволяют автоматизировать все сферы деятельности компании: делопроизводство, архивирование, управление проектами и т.д.