Планирование закупок для среднего и крупного бизнеса

Как организовать непрерывный процесс производства без простоев и задержек? Ответ может быть только один - планировать с помощью эффективного программного обеспечения. Никто не сможет в каждый момент времени решать множество текущих вопросов, лично организовывать процесс производства непрерывно. Для успешной работы нужен алгоритм действий, определенный для каждой ситуации, для каждого сотрудника компании.

Зачем нужно планирование закупок в производстве

Как ни странно, когда речь заходит о планировании, вспоминают о планировании продаж, расчетных операций, поступления средств и крайне редко говорят о планировании закупок. Неслучайно именно планирование считается основой успешного менеджмента, поэтому планировать нужно все аспекты деятельности. А поставка сырья - одна из наиболее ответственных составляющих. Размер убытков представить несложно.

Нехватка сырья неизбежно приводит к сокращению или остановке производства товара. Пока руководство обнаружит снижение темпов производства, пока выяснится причина сбоя поставок, пока поступит новая партия сырья - время будет упущено, а в результате предприятие теряет прибыль. Избыточный запас сырья "на всякий случай" также не решает проблему, ведь это оборотные средства, лежащие мертвым грузом на складах, то есть убытки.

К чему приводит сбой в системе планирования закупок предприятия

Убытки из-за не выпущенной вовремя продукции - это далеко не все "прелести" неверного планирования поставок сырья на производство. Еще одна статья расходов в этом случае появится при решении возникшей проблемы нехватки материалов. Решений может быть несколько, но все они ударят по бюджету:

• Срочная поставка более быстрым видом транспорта. К примеру, заказываем транспортировку груза на самолете, в то время как при оптимальных сроках поставки использовали ж/д транспорт;
• Поиски альтернативного поставщика. Из-за срочности закупка производится там, где есть нужное количество товара в наличии, а это не всегда самый выгодный вариант;
• Поставка по минимуму. Часто бывает так, что основная партия сырья придет по графику, а сейчас необходимо срочно "заткнуть дыру". В результате заключается невыгодная сделка;

Кроме того, неверное планирование закупок в производстве и вызванная этим задержка поставки сырья зачастую может быть причиной снижения качества выпускаемого товара:

• Нехватка сырья вынуждает нас приобретать материалы сомнительного качества у сторонних поставщиков, что может сказаться на качестве продукции;
• Нет времени возвращать бракованное сырье. В этом случае также возможен брак продукции.

При производстве некачественного товара всегда есть риск потерять клиентов, а значит, снизятся продажи и упадет прибыль. Поэтому не следует недооценивать степень важности планирования закупок. Во избежание серьезных потерь на производстве должно действовать стратегическое планирование закупок.

Какие задачи решает система планирования закупок

Как уже отмечалось выше, снабжение производства необходимыми материалами и сырьем - процесс сложный и трудоемкий. Для эффективной работы отдела снабжения любого предприятия необходима программа планирования закупок, так как с помощью компьютеров легко можно обрабатывать большие объемы информации, накапливать, структурировать и анализировать данные для своевременного решения проблем и планирования закупок.

Основные задачи, которые приходится планировать и выполнять отделу снабжения ежедневно:

• Определение потребности в материалах (количество и наименование);
• Время поставки материалов на производство (когда они понадобятся);
• Анализ возможностей поставки материалов (поиск поставщиков и определение их запасов);
• Анализ складских площадей под сырье;
• Затраты на снабжение;
• Поиск возможностей изготовления и сборки заготовок непосредственно на предприятии

Это далеко не полный перечень проблем планирования закупок. Организации, активно внедряющие программные средства для решения этих задач и уделяющие достаточно времени планированию получают несомненное конкурентное преимущество, так как снижение издержек и потерь позволяет существенно снизить себестоимость конечного продукта. К счастью, в наши дни существует возможность если не полной, то довольно широкой автоматизации планирования закупок посредством специальных программ, например с помощью решения от компании http://fogsoft.ru.
 

Еще один довод в пользу планирования закупок организации

С 2011 года согласно ФЗ №223 все организации, снабжающие население теплом, электричеством, водой и газом, а также другие предприятия из этой сферы обязаны разработать план закупок и отчитываться о своих приобретениях.

Также согласно закону они должны пройти процедуру обязательной регистрации, получить электронно-цифровую подпись и использовать электронную систему торгов для размещения своих заказов.

Как говорится, начало положено, быть может планирование закупок организации в ближайшем будущем введут и для других сфер деятельности.