Автоматизация магазина шаговой доступности

В широком смысле слова автоматизация любой деятельности — это упрощение рутинных операций, которое должно привести к ускорению работы одновременно со снижением количества ошибок в единицу времени. Это достигается за счет оборудования рабочего места различными техническими устройствами, специально сконструированными для этих целей. Полностью автоматизированное рабочее место может включать в себя целый комплекс таких устройств, реализованных как физически — в виде механизмов, так и в виде приложений для компьютера — все зависит от специфики самого рабочего места.

Что такое автоматизированный магазин?

Автоматизированный магазин или, более конкретно, автоматизированная касса — это в первую рабочее место кассира/продавца, оснащенное комплексом необходимого оборудования. Стандартное оборудование для магазина, в котором трудятся один продавец один товаровед, в наше время включает в себя:

• компьютер (ноутбук, настольный ПК, специальный торговый ПК) с необходимым ПО;
• кассовый терминал;
• сканер штрих-кода и/или QR-кода;
• эквайринговый терминал (устройство для проведения безналичной оплаты);
• подключенные к ПК весы;
• детектор банкнот;
• принтер для этикеток;
• антикражная система.

Список может варьироваться в соответствии со спецификой конкретной торговой точки — например, в маленьком продуктовом магазине может не быть системы "антикража", а в бутике, торгующем одеждой или обувью, обычно ни к чему весы (исключение — комиссионные магазины, где вещи продают на вес). Также в точках с небольшим торговым оборотом может не присутствовать детектор для обнаружения поддельных купюр. А вот устройство чтения для пластиковых карт по современным стандартам должно быть практически везде, и желательно, чтобы оно поддерживало работу карт всех трех основных типов — с магнитной полосой, чипом и с бесконтактной оплатой.

Но все эти устройства, собранные вместе, еще не являются единой автоматизированной системой. Для того, чтобы обеспечить их сопряжение и работу всего комплекса "как часы", применяется специализированное программное обеспечение. В него входят:

• основное приложение по учету товаров;
• программное обеспечение кассового терминала;
• основные драйверы для аппаратного комплекса;
• специальные утилиты для работы системы лояльности — автоматического формирования скидок, начисления бонусов, обслуживания дисконтных карт, и т. п.

Также комплекс в обязательном порядке оснащается средствами электронной связи с банком — для работы эквайринг-терминала, и с налоговой службой для передачи отчетности по налогам. Последнее требование было введено сравнительно недавно, но и оно также призвано упростить определенную сферу деятельности — сдачу налоговой отчетности.

Зачем нужна автоматизация?

Все привыкли к тому, что в полной мере автоматизированы только крупные торговые центры, от супер- до гипермаркетов. С учетом величины их товарооборота, огромного количества наименований и соответственно товарных карточек, большого количества покупателей и сложной системы утилизации отходов и просроченного товара необходимость автоматизировать труд кассиров, работников торгового зала и склада вопросов не вызывает. Более того — без нее работа крупных торговых точек в наше время просто невозможна. Но многие предприниматели, планирующие открыть небольшой магазин "шаговой доступности" или уже имеющие таковой, не совсем хорошо понимают, зачем может понадобиться автоматизация небольшой торговой точки.

Что там, собственно, автоматизировать, задаются они вопросом. Обычная касса с фискальным устройством присутствует, чеки покупателям выбиваются, учет проданного товара ведется продавцом в тетрадке, промежуточные расчеты делаются на калькуляторе. Да, все так. Но при этом в большинстве случаев продажи магазина не очень велики, при ревизиях часто обнаруживается недостача или, хуже того, излишки какого-либо товара, а количество проверок со стороны налоговиков только растет, т. к. неочевидная бухгалтерия и учет товаров в тетрадке внушают им логичные подозрения.

Кроме того, в часы пик, когда магазин "у дома" испытывает наибольший наплыв посетителей — обычно это вечер буднего дня, когда люди возвращаются домой с работы — у прилавка неминуемо образуется очередь. Из-за этого неизбежно теряется часть клиентов, т. к. многие люди, зайдя в магазин и увидев толпу покупателей, предпочитают уйти к соседу-конкуренту — пусть немного дальше, зато без очередей. Это прямое упущение выгоды и фактическая потеря прибыли.

Именно для решения всех вышеперечисленных проблем и стоит озаботиться автоматизацией.

Преимущества автоматизации

Цель любой автоматизации торговых и/или складских процессов в первую очередь состоит в тщательном учете товара. Именно для этого все элементы системы, так называемая периферия — весы с функцией печати этикетки, кассовый терминал и так далее — соединяются в единую сеть, автоматический торговый комплекс.

Система работает следующим образом: сначала вручную заполняются карточки товаров, проставляется количество товара, которое есть в наличии. Электронные весы, на которых взвешивается развесной товар, также подключаются к ПК, чтобы получать из общей базы данных информацию о цене за единицу веса продукта, на основе которой они рассчитывают стоимость всей массы, что взвешивает покупатель.

Каждый товар имеет на своей упаковке уникальный штрих-код. Для развесных товаров, штрих-кода не имеющих, его формирует система, а распечатывает на этикетке встроенный в весы принтер. На кассе продавцу достаточно просканировать код, чтобы получить полную и однозначную информацию о стоимости товара. После этого он формирует чек, закрывает его и получает оплату.

Одновременно с внесением денег в кассу система отправляет в базу данных информацию, что такого-то количества такого-то товара на складе больше нет. Зато в кассе есть эквивалентная сумма денег.

Это обобщенная схема работы современного магазина, которая позволяет свести к минимуму вероятность злоупотреблений своим положением со стороны продавцов, в т.ч. избавиться от риска прямых хищений или продажи товаров клиентам по завышенной цене, с отправкой разницы в карман кассира. Такая система делает невозможной торговлю левым товаром, позволяет получать в режиме реального времени всю информацию об остатках товара, всегда иметь под рукой статистику продаж, оценивать динамику продаж и делать прогнозы. Автоматизация продаж позволяет, имея информацию о том, какой товар пользуется наибольшим спросом, заказывать у поставщика увеличенную партию этой продукции — и своевременно уменьшать заказы, если популярность данной торговой марки снижается.

Ускоренный и автоматизированный порядок расчетов приводит к тому, что кассир физически не может ошибиться и вбить в чек неправильную сумму. Сумма покупки формируется автоматически и наглядно предстает перед клиентом на экране кассового терминала. Сдача также рассчитывается без участия человека. Все это позволяет практически до нуля снизить вероятность ошибочных действий кассира и по максимуму увеличить пропускную способность кассы, уменьшая очередь, не теряя клиентов.

Статистика показывает, что автоматизация магазина увеличивает прибыль на 20-30% только за счет повышения лояльности покупателей. Для этого автоматизированный торговый комплекс позволяет использовать различные скидочные и дисконтные карты. Скидки по ним формируются в самой системе, вводятся в действие ее администратором, а карты служат лишь подтверждением права на скидку у конкретного покупателя. От кассира при этом не зависит практически ничего.

Таким образом, третье существенное преимущество автоматизации магазина — сведение к минимуму степени опасности от "человеческого фактора".

Четвертым преимуществом можно назвать абсолютную прозрачность сведений в базе данных, как для владельца торговой точки, так и для различных проверяющих инстанций. Как хозяин магазина, так и контролеры имеют возможность в полной мере оценить количество товара на складе, его соответствие приходно-расходным документам, и т. п. Это упрощает проведение ревизий, аудиторских проверок и тому подобного, и в значительной степени уменьшает их количество — автоматизированный магазин вызывает у налоговиков больше доверия как раз в силу полной своей "открытости". Кроме того, для обеспечения бухгалтерской отчетности в любой автоматизированной системе может быть реализована связь с используемой бухгалтерской программой - "1С", "Парус" или какой-либо другой. Бухгалтерия предприятия всегда будет иметь полную информацию о приходе-расходе товара в торговой точке.

С чего начать?

Если вы решили идти в ногу со временем, то как лучше приступить к процессу — к примеру, как автоматизировать продуктовый магазин?

Сначала необходимо определиться с тем, чего вы хотите в первую очередь. Избавиться от очередей? Навести порядок в отчетности? Решить проблему краж со стороны продавцов и посетителей? Упростить сдачу отчетности в налоговую? Все это вместе?

Основная цель здесь — правильно выставить приоритеты, т. е. определить первоочередные цели, под которые будет "заточен" автоматизированный торговый комплекс. Важно соблюсти баланс меж стоимостью автоматизации и возможностями по ее окупаемости. Сколько у вас трудится кассиров и товароведов? Нужна ли система "антивор"? Сколько вы хотите установить терминалов для безналичной оплаты? Планируете ли использовать дисконтные карты и различные программы лояльности? Необходим ли учет и мониторинг товаров на складе? Необходимо ли подключение к системе ЕГАИС для торговли алкогольной продукцией? Наконец, собираетесь ли вы в ближайшие год-два расширяться — увеличивать площадь торговой точки, организовывать сеть, и тому подобное?

Ответы на эти вопросы нужно подготовить для беседы с нашим сотрудником. Компания "Датакрат" имеет большой опыт во внедрении автоматизации торговли систем разных уровней и возможностей — от бюджетных касс самообслуживания (автоматизация рабочего места кассира и ничего лишнего) до полноценных программ автоматизации торговли — примером может служить система автоматизации магазина"S-Market". Вы можете выбрать готовое решение — например, кассу самообслуживания — либо заказать модификацию системы "S-Market" под специфику вашей торговой точки. При этом учитывается характер торговых процессов, количество занятых в магазине сотрудников, его площадь, наиболее удобные способы подключения к сетям связи и многие другие факторы.

"S-Market" или автоматизированная касса

Какую систему выбрать для своего магазина? Если у вас торговая точка формата "магазин у дома", испытывающая основной наплыв посетителей в часы пик, то оптимальным решением для вас будет установка роботизированной кассы, которая иначе называется кассой самообслуживания. Это позволит решить проблему очередей без найма дополнительного кассира, которому большую часть времени будет нечем заняться.

Касса самообслуживания представляет собой комплекс из:

• POS-терминала.
• Сканера штрих-кода.
• Онлайн-кассы с терминалом для обслуживания банковских карт.
• Стандартных клавиатуры и мыши.

POS-терминал — это фактически "торговый компьютер", который имеет все признаки обычного ПК, но предназначается только для проведения расчетов с клиентами магазина. К нему могут быть подключены электронные весы, если торговля ведется в том числе и развесным товаром.

Клиент сканирует выбранный товар самостоятельно с помощью сканера штрих-кода, компьютер выставляет сумму к оплате, осуществляет прием денежных средств с банковской карты клиента и автоматически производит закрытие чека после прихода денежных средств на счет. Система имеет все необходимые средства защиты и контроля фискальных данных, так же, как обычный кассовый терминал. Для того, чтобы кассир мог оценивать и контролировать работу посетителей с кассой, для него существует отдельный монитор.

Наши кассы имеют интуитивно понятный интерфейс, с которым легко может разобраться каждый покупатель. Благодаря связи с базой данных осуществляется автоматический учет остатков товара. Кассы самообслуживания полностью соответствуют новым требования закона № 54-ФЗ.

Срок окупаемости кассы — от 6 до 12 месяцев.

Для автоматизации магазина у дома вы также можете воспользоваться полнофункциональным комплексом "S-Market". Это модульная система, которая благодаря своей масштабируемой структуре может применяться практически для любых сфер торговли и форматов магазинов.

"S-Market", помимо всех возможностей автоматизированных систем, описанных в разделе "Преимущества" - к примеру, мониторинга и контроля остатков товаров, динамики и статистики продаж, поддержки программ лояльности и многого другого, обладает следующими полезными функциями:

• защитой от несанкционированного доступа с разграничением уровня доступа (кассиру — минимальный уровень);
• поддержкой базы данных большого объема;
• опцией контроля и управления товарными запасами;
• опцией управления закупками и ценами;
• функцией контроля ассортимента с помощью интуитивно понятного классификатора товаров;
• полноценной функцией управления персоналом — кассирами, работниками зала и склада, и так далее.

Управление персоналом в системе "S-Market" подразумевает разбивку территории на зоны материальной ответственности и разграничения прав доступа сотрудников в зависимости от категории и исполняемых обязанностей.

Данная система работает по управлением распространенных ОС Windows, поэтому может быть установлена практически на любой компьютер. Аппаратная часть комплекса базируется на оборудовании от ведущих мировых производителей, доказавшем свою надежность. В частности, это кассовые терминалы Beetle, сканеры штрих-кодов и оборудование для беспроводной связи от компании Motorola, принтеры этикетов и чеков от Zebra Technologies, и так далее.

Передача данных в системе может быть реализована как по Wi-Fi, так и по BlueTooth. Есть возможность пакетной обработки данных без использования беспроводных технологий.

Система поддерживает базу данных объемом до 200 Гб, количество карточек товаров — до 300 тысяч, количество контрагентов — до 12 тысяч.

Заключение

Автоматизировать магазин или нет — конечно, выбор его хозяина и никого более. Но даже маленький магазин сможет приносить больше прибыли после автоматизации. Это происходит за счет уменьшения издержек, последствий от ошибок персонала, а также благодаря увеличению пропускной способности касс. Поэтому, с учетом небольших сроков окупаемости автоматизация представляется разумным решением для торговой точки практически любой площади.