Обзор систем для подготовки, согласования, учета и ведения договоров

Эффективная система подготовки, согласования, учета и ведения договоров в компании — это:

• Повышение качества договоров и минимизация рисков.
• Оптимизация процессов согласования и контроля.
• Эффективное распределение ответственности за решения, связанные с договорами.
• Повышение качества работы с претензиями.

Перед подписанием договор проходит множество стадий: подготовка, согласование, внесение изменений и т.д. Да и после подписания он требует к себе немало внимания. Требуется эффективный контроль за сделкой и выполнением положений договора, организация хранения и архивирования (так, чтобы нужный договор можно было легко найти) и т.д.

Если делать все это на бумаге, процессы порой могут занимать огромное количество времени: бумажки "кочуют" из кабинета в кабинет, могут лежать где-то неизвестно сколько. Конечно же, есть у бумажных договоров и свойство где-то теряться, из-за чего процессы согласования приходится запускать по-новому.

А ведь всех неудобств, связанных с "круговоротом бумажных договоров в природе", можно легко избежать. В этом помогут специализированные системы учета и ведения договоров. Давайте рассмотрим несколько таких решений.

"Ведок": работа с договорами и другие полезные возможности

"Ведок" — модульная система, ориентированная на небольшие компании и закрывающая основные потребности при работе с клиентами, документами и задачами. Среди ее возможностей:

• Учет договоров и их ведение. Вы сможете минимизировать бумажную работу, организовав для сотрудников удобный доступ к базе договоров, поиск по различным параметрам (их несколько десятков), контроль исполнения, отслеживание сроков и так далее.
• Согласование договоров и других документов. С "Ведок" не нужно передавать бумажные документы из кабинета в кабинет: работа ведется с их электронными версиями, что значительно ускоряет процессы проверки и согласования.
• Регистрация документов. Модуль регистрации позволяет выстроить эффективную систему нумерации и учета договоров. Также с его помощью вы сможете создавать связанные с договорами поручения и контролировать ход их выполнения.
• Встроенный справочник контрагентов. Если вы постоянно работаете с какими-то компаниями, не придется каждый раз вносить о них информацию в базу вручную.

При покупке программы вы платите один раз за бессрочную лицензию, абонентской платы не предусмотрено. Также есть бесплатная версия "Ведок", рассчитанная на работу не более 3 пользователей одновременно.

"Респект:Учет договоров" с полной интеграцией в 1С

На программу "Респект:Учет договоров" следует обратить внимание компаниям, использующим в работе решения от 1С. Это ПО поддерживает возможность полной интеграции с типовыми конфигурациями "Бухгалтерия", "Управление торговлей", "УПП" и другими решениями (программа сертифицирована фирмой 1С).

Здесь реализованы следующие возможности:

• Подготовка договоров. Поддерживается, в т.ч. и использование шаблонов с добавлением произвольных полей.
• Согласование договоров. Прямо в программе отслеживаются этапы и ведется лист согласования.
• Ведение реестров, журналов договоров, учет сопутствующих документов.
• Формирование отчетов по разным критериям, с фильтрацией по параметрам, план-факт анализ.
• Контроль платежей и других действий, связанных с договорами, добавленными в систему.

Приобрести программу можно двумя способами: электронная поставка (скачивание дистрибутива и активация по ключу) и коробочная версия (дистрибутив на диске). Стоимость программы зависит от требуемой конфигурации (совместно с каким продуктом 1С она будет использоваться в компании).